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善用 Google 日曆: 4 招幫忙提高工作效率 不再忘東忘西!

善用 Google 日曆: 4 招幫忙提高工作效率 不再忘東忘西!
                                       

面對放了 10 天假後那接踵而至的工作事項,不知道大家收心完畢,效率完美回歸了嗎? 不要緊,讓我們先從設定自己的 Google 日曆開始,好好整理一下接下來要做的各種事項。這邊要與大家分享 4 個如何透過 Google 日曆來養成好習慣,不要忘東忘西,有效管理時間並提高生產力的方法。

1. 改變時間運用方式

上班後不免俗的就是各種會議、待辦工作接踵而至,其實我們可以透過 Google 日曆的「顏色標籤」功能,來幫自己的活動進行標籤分類與命名,不僅能讓自己用顏色區塊方式對各種時間運用一目瞭然,還能藉由日曆所提供的「時間深入分析」,來瞭解自己在這個活動上(例如策略會議或員工會議)所花費的時間,這樣我們也能學會更平衡地分配時間,讓自己兼顧各項活動,且順利達成目標。

 

2. 設定工作時間和地點

一開工難免會因為工作量多埋首工作而忘了時間,如果想要掌握自己的工作時間,有一種做法是將它標示在 Google 日曆上。如果公司中有人想在你的辦公時間(例如上午 9 點至下午 5 點)之外安排會議,他們就會收到提醒。

設定工作時間:在電腦上開啟 Google 日曆 >>> 依序按一下右上方的「設定」圖示 >>> 左側的「一般」下方,按一下「工作時間」>>> 在「工作時間」專區中按一下「啟用工作時間」>>> 選取自己的的工作日 >>> 工作時間 >>> 就能設定自己的工作時間。

3. 預留預約時段

當然,如果想要預留同事跟你開會的時間,也能使用 Google 日曆中付費的「預約時段」功能。這個功能跟設定「不在辦公室」的通知類似,只要在建立新活動時選取「預約時段」,就能保留時間讓他人預約。

你也可以建立網頁版日曆分享頁面,方便其他人安排會議時間。相反地,如果是針對外部人員,則可以使用「預約時間表」,透過預約頁面分享自己有空的時間,簡化電子郵件往返的過程。

4. 清楚查看工作

展開新一年的工作,繁雜的待辦事項總是數不清,我們能夠啟用日曆中的「Tasks」功能 ,來隨時檢視並追蹤待辦事項。也能追蹤自己的「待處理工作」,並在日曆中直接自訂活動重複的規則,進而確保可以按照規劃來如期的完成每日工作。

設定 Tasks:在左側的「我的日曆」底下,選取「Tasks」>>> 選擇下列其中一個選項:「按一下日曆中的空閒時段」或「點選左上方的『建立』」>>> 按一下「待處理工作」>>> 將日曆改為「週」顯示方式 ,「待處理工作」就會顯示在日期的最上方。

 

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